Dalam masyarakat modern, ketika setiap menit waktu dihargai, percakapan telepon telah menjadi bentuk komunikasi yang paling umum di antara orang-orang. Teman dan kenalan, kerabat dan teman berkomunikasi dengan bantuan komunikasi telepon, negosiasi bisnis sedang dilakukan. Bagaimana cara berbicara di telepon dengan benar?
Aturan dasar yang harus diikuti saat berbicara di telepon harus sama untuk semua karyawan:
- Jawab semua panggilan masuk.
- Angkat telepon segera setelah panggilan, tanpa memaksa klien untuk menelepon fasilitas selama berjam-jam.
- Saat menjawab panggilan, jangan lupa untuk mengucapkan salam, sebutkan organisasinya, dan perkenalkan diri Anda.
- Jika penelepon tidak memperkenalkan dirinya, cari tahu nama dan patronimiknya dengan sopan dengan frasa: "Bagaimana saya bisa menghubungi Anda?"
- Anda perlu berbicara di telepon dengan benar, berusaha untuk tidak mengizinkan frasa dalam percakapan: "Apa yang Anda butuhkan", "Tidak ada seorang pun", "Saya tidak tahu apa-apa." Hal ini meruntuhkan prestise lembaga dan menimbulkan sikap ambigu terhadap pegawai sehingga meragukan kompetensi profesionalnya.
- Pantau pelafalan, intonasi, dan kecepatan bicara Anda, pastikan penelepon memahami Anda dengan baik.
- Jika selama percakapan telepon saluran telepon kedua dihidupkan, maka Anda perlu meminta maaf kepada pelanggan pertama, angkat penerima dan beri tahu pelanggan kedua bahwa Anda sedang sibuk. Pastikan untuk menanyakan apakah dia akan menunggu atau apakah Anda akan meneleponnya kembali nanti. Baru kemudian melanjutkan percakapan dengan pelanggan pertama.
- Jika penelepon meminta karyawan yang saat ini tidak ada, pastikan untuk meminta maaf dan tentukan waktu kapan dia akan berada di tempat kerja.
- Dengarkan pelanggan dengan cermat, cobalah untuk tidak menyela atau berdebat dengannya. Ini adalah cara terbaik untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dari lawan bicara.
- Di akhir percakapan, terima kasih atas teleponnya.
Ada kehalusan saat melakukan percakapan telepon dengan teman dan keluarga. Jangan lupa tentang aturan bentuk yang baik. Sebelum percakapan itu sendiri, psikolog merekomendasikan untuk membuat satu atau dua kalimat pengantar, dan baru kemudian melanjutkan percakapan. Tanyakan seorang teman apakah dia punya waktu luang untuk berbicara di telepon. Menurut etiket, percakapan harus dihentikan oleh orang yang menelepon.
Jika Anda tetap berpegang pada pedoman sederhana ini, maka panggilan telepon akan menjadi cara yang bagus bagi Anda untuk berkomunikasi dengan banyak orang.
