Di kantor mana pun dan di produksi, karyawan sering bekerja dengan berbagai jenis dokumen, sehingga kemampuan untuk membuat dokumen resmi dan bisnis diperlukan untuk semua orang. Pada saat yang sama, ada persyaratan umum yang harus dipatuhi saat menyusun dokumen apa pun - surat bisnis, pesanan, posisi, instruksi, dll.
instruksi
Langkah 1
Mulailah menyusun dokumen dengan mengklarifikasi kelayakannya dan berbagai masalah yang perlu diselesaikan. Ini akan membantu Anda menentukan jenis dokumen dan bentuknya, yang sangat menentukan sifat dan gaya penyajian isinya.
Langkah 2
Tinjau undang-undang dan peraturan pemerintah dan lembaga yang mengatur bagaimana masalah ini ditangani. Ini adalah tahap yang sangat penting, menunjukkan keaksaraan Anda, dan memungkinkan Anda untuk membuat dokumen yang sepenuhnya memenuhi prosedur yang ditetapkan untuk memproses dan menyelesaikan masalah pekerjaan. Ini juga akan membantu menentukan penerima, badan yang menyetujui dan mengkoordinasikan dan memastikan bahwa isi dokumen ini dan bentuk kompetensi organisasi ini.
Langkah 3
Pelajarilah teks-teks dokumen administrasi dan peraturan agar dokumen yang dibuat tidak bertentangan dengannya, tidak menduplikasinya. Untuk ini, perlu untuk memiliki database elektronik dari dokumen-dokumen tersebut.
Langkah 4
Kumpulkan informasi tentang manfaat masalah yang akan dipecahkan, buat draft dokumen. Saat membuat draf, gunakan teks stensil serta frasa dan ekspresi standar yang biasanya digunakan dalam dokumen bisnis. Jelajahi dokumen lain yang telah dikembangkan di organisasi Anda atau sistem peer enterprise dan gunakan gaya penulisannya sebagai dasar.
Langkah 5
Teks utama dokumen dimaksudkan untuk mendorong beberapa tindakan, untuk meyakinkan. Itu harus masuk akal dan logis. Kata-kata harus benar-benar dipatuhi dalam istilah hukum. Di tempat pertama adalah persyaratan untuk keandalan dan objektivitas informasi yang disajikan. Teks harus akurat dan informatif dan sesingkat mungkin. Secara alami, seharusnya tidak ada kesalahan tata bahasa, tanda baca, atau gaya bahasa di dalamnya. Dalam hal dalam suatu dokumen Anda menyebutkan informasi yang terkandung dalam sumber atau dokumen lain, Anda harus menunjukkan semua keluarannya.
Langkah 6
Edit draf dokumen dan koordinasikan dengan orang-orang yang berwenang melakukannya. Setelah itu, buat dokumen sesuai dengan norma yang diterima dan tandatangani.
