Organisasi konferensi adalah proses yang harus dialokasikan setidaknya tiga bulan. Tentu saja, sejarah mengetahui banyak contoh keberhasilan persiapan konferensi dalam beberapa hari, tetapi agar acara tersebut dapat berjalan sesuai dengan norma, dibutuhkan setidaknya tiga bulan.
instruksi
Langkah 1
Pertama-tama, tentukan topik dan jenis konferensi, tergantung pada ini, aula akan dipilih di masa depan dan program acara akan dibentuk.
Langkah 2
Materi selanjutnya adalah program pertunjukan dan segala sesuatu yang berhubungan dengannya. Tentukan waktu konferensi, jumlah peserta, jumlah istirahat, waktu mulai dan berakhirnya konferensi. Berkoordinasi dengan pembicara waktu mereka.
Langkah 3
Sewa aula berdasarkan apa yang Anda butuhkan untuk tampil. Itu harus cukup luas dan nyaman untuk menampung para peserta, yang jumlahnya ditunjukkan pada langkah sebelumnya. Aula harus dilengkapi dengan proyektor atau panel plasma, serta tribun untuk speaker.
Langkah 4
Mulailah merekrut peserta setidaknya dua setengah bulan sebelum konferensi. Buat undangan yang menyertakan tempat, waktu, dan nama konferensi, serta apa yang akan dikhususkan untuk itu. Menyeimbangkan antara singkatnya dan aksesibilitas materi yang disajikan. Mulai menelepon dan mengirim email, menyerahkan undangan kepada tamu terpenting konferensi secara langsung, atau mengirim mereka melalui surat.
Langkah 5
Semua staf konferensi harus memiliki lencana dengan nama belakang, nama depan, dan gelar mereka di konferensi. Secara optimal, posisinya harus sama - "penyelenggara". Pada hari konferensi, rapat umum harus dilakukan satu jam sebelum pendaftaran dimulai. Tempatkan karyawan di lobi gedung, di pintu keluar lift, dan sebagainya. Ini diperlukan jika Anda perlu berbelok beberapa kali untuk sampai ke konter check-in.
