Konferensi pers adalah komponen penting dari kegiatan PR perusahaan mana pun. Berkat mereka, media dan publik yang tertarik dapat menerima informasi terkini secara harfiah langsung dari perwakilan resmi organisasi tertentu, dan manajemen perusahaan dapat mengungkapkan posisi mereka tentang isu-isu yang paling penting bagi mereka. Tetapi agar konferensi pers membawa hasil yang benar-benar baik, itu harus diatur dengan baik.
instruksi
Langkah 1
Jika Anda dipercaya untuk mengorganisir dan mengadakan konferensi pers, pertama-tama, tentukan tujuan apa yang ingin Anda capai: ceritakan tentang kesuksesan perusahaan Anda, tarik perhatian publik untuk suatu masalah, tampilkan orang publik tertentu dalam cahaya kemenangan, dll.. Kemudian pilih tempat dan waktu untuk konferensi pers. Perlu diingat bahwa kegiatan ini paling baik dilakukan di tengah minggu kerja (Selasa-Rabu-Kamis) di pagi atau sore hari, tetapi tidak lebih dari jam 4 sore.
Langkah 2
Pilih tempat untuk mengadakan konferensi pers berdasarkan kemampuan organisasi perusahaan Anda dan jumlah undangan yang direncanakan. Harap dicatat bahwa tempat duduk yang cukup diperlukan untuk anggota pers. Pastikan terlebih dahulu bahwa ada mikrofon di dalam ruangan, layar proyeksi (jika perlu) dan ruang kosong untuk memasang kamera TV.
Langkah 3
Buatlah daftar media dan organisasi yang perwakilannya ingin Anda lihat di acara Anda. Siapkan dan kirimkan siaran pers dan undangan setidaknya dua minggu sebelum acara yang dijadwalkan. Disarankan, setelah undangan dikirim, untuk menghubungi penerima secara langsung dan mempelajari keputusan mereka untuk menghadiri atau tidak menghadiri konferensi pers. Dengan demikian, Anda tidak hanya akan menentukan jumlah tamu yang akan datang, tetapi juga mengingatkan tentang acara Anda jika orang lupa atau tidak menerima siaran pers Anda.
Langkah 4
Siapkan bahan presentasi yang diperlukan untuk semua peserta konferensi pers di masa depan. Kit peserta biasanya mencakup salinan siaran pers, daftar pejabat yang akan berbicara pada konferensi pers dengan nama lengkap dan posisi mereka, agenda (urutan dan topik pidato), materi iklan dan promosi. Akan jauh lebih baik jika semua materi presentasi untuk setiap peserta dirancang sebagai satu set dalam folder perusahaan dengan logo organisasi.
Langkah 5
Jika Anda berencana untuk memperkenalkan akreditasi untuk peserta, beri tahu mereka terlebih dahulu tentang hal ini dan beri tahu mereka data apa yang Anda butuhkan untuk itu (nama, posisi, detail paspor, dll.). Siapkan terlebih dahulu lencana nama untuk semua peserta dan kartu untuk ditempatkan di meja yang menunjukkan nama dan gelar untuk pembicara. Jika konferensi pers direncanakan untuk waktu yang cukup lama, pastikan kondisi pesertanya nyaman: prasmanan dengan minuman dan makanan ringan, ruang merokok dan toilet, jadwalkan waktu istirahat.
Langkah 6
Setelah konferensi pers, pastikan untuk menghubungi kantor redaksi media yang hadir dan bertanya tentang materi yang dibuat sebagai hasilnya. Mintalah salinan publikasi jika sebelumnya tidak disetujui.
