Jika organisasi Anda atau ditunjuk bertanggung jawab untuk mengadakan konferensi ilmiah, ini bukan hanya fungsi terhormat, tetapi juga pekerjaan organisasi yang hebat, di mana semua hal kecil harus diperhitungkan.
instruksi
Langkah 1
Buat panitia penyelenggara konferensi, yang komposisinya akan ditentukan berdasarkan pesanan. Menunjuk seorang ketua untuk memimpin dan mengkoordinir anggota komite. Tentukan waktu konferensi dan persyaratan komite yang dibentuk. Dalam urutannya, renungkan bagaimana Anda akan membayar karyawan yang menjadi anggotanya. Kirimkan pengumuman konferensi dan dalam lampiran tunjukkan persyaratan untuk laporan, volume abstrak dan batas waktu penyerahannya.
Langkah 2
Tentukan sumber pendanaannya, ini bisa ditargetkan pendanaan dari anggaran, menarik sponsor dan dana dari peserta konferensi itu sendiri.
Langkah 3
Kirim undangan ke semua calon peserta konferensi dan rencana program konferensi. Tentukan jumlah peserta dan pembicara yang bersedia untuk berbagi perkembangan ilmiah dan hasil penelitian mereka dengan rekan-rekan. Tanyakan kepada peserta apakah mereka perlu memesan kamar hotel dan melakukan reservasi.
Langkah 4
Setuju dengan percetakan untuk menerbitkan abstrak laporan dalam brosur terpisah dan, jika perlu, memesan program acara untuk dibagikan kepada para peserta, lencana dengan nama mereka, inisial dan nama organisasi.
Langkah 5
Sesuai dengan jumlah peserta, tentukan berapa banyak ruangan yang Anda butuhkan, dan sewa kamar khusus yang dilengkapi untuk mengadakan acara semacam ini. Pikirkan peralatan apa yang perlu dilengkapi tambahan, periksa ketersediaan jumlah outlet komputer yang diperlukan, layar proyeksi, dll. Pertimbangkan pengoperasian prasmanan, di mana peserta rapat dapat menikmati secangkir kopi dan makanan ringan selama istirahat.
Langkah 6
Pikirkan program konferensi, jika perlu bagi menjadi beberapa bagian. Pertimbangkan di mana bagian seperti itu dapat diadakan. Pertimbangkan pidato para tamu konferensi, penyelenggara dan peserta dalam program. Pesan alat tulis untuk peserta konferensi - lencana, buku catatan, dan pena adalah standar.
Langkah 7
Buat paket dokumen, materi promosi, dan alat tulis untuk dibagikan kepada peserta konferensi beserta lencananya.
