Saat menghubungi beberapa organisasi, surat dari formulir yang ditetapkan digunakan. Dalam kasus seperti itu, templat surat diterbitkan sesuai permintaan. Jika tidak ada formulir yang dikembangkan, surat itu disusun dalam bentuk apa pun, dengan mempertimbangkan beberapa nuansa.
instruksi
Langkah 1
Buat kepala surat.
Anda dapat menentukan informasi berikut - posisi dan nama penerima, posisi dan nama pengirim, organisasi pengirim, dan nomor telepon kontak pengirim. Jika pengirim berada di kota lain, Anda dapat menentukan alamat surat lengkap. Header biasanya terletak di sisi kanan halaman.
Langkah 2
Nyatakan inti dari surat itu dan berikan komentar yang diperlukan.
Cobalah untuk merumuskan gagasan utama dalam dua atau tiga kalimat. Dan kemudian mengomentarinya dan menulis lebih detail, jika perlu. Dalam surat bisnis, diinginkan untuk menempatkan fakta, angka, tanpa emosi. Surat dengan sentuhan pribadi harus mencerminkan pengalaman pribadi.
Langkah 3
Masukkan tanggal dan tanda tangani surat itu.
Jika perlu, jelaskan wewenang Anda atas dasar surat itu ditulis. Dasar seperti itu dapat berupa surat kuasa.
Langkah 4
Tempatkan grafik penjelasan, tabel, gambar pada lembar terpisah.
Jangan mengharapkan penerima untuk meminta informasi tambahan. Anda mungkin tidak memiliki kesempatan kedua untuk mengajukan pertanyaan penting. Karena itu, dalam bentuk yang ringkas, berikan semua nuansa yang diperlukan.
Langkah 5
Sebelum mengirim, pastikan untuk membaca email dengan keras agar seseorang dapat mendengarkan. Tanyakan kepada asisten bagaimana dia memahami inti dari surat itu. Jika kata-katanya tidak sesuai dengan tujuan pesan Anda, masuk akal untuk merumuskan surat itu secara berbeda, karena penerima mungkin juga tidak memahami hal terpenting dari sudut pandang Anda.
