Beberapa surat berakhir begitu samar sehingga penerima bingung: dia harus membaca ulang teks untuk memahami esensinya. Karena kurangnya waktu, penerima dapat membuang surat itu atau melakukan sesuatu untuk mengalihkan perhatiannya dan tidak lagi menyelidiki situasi yang disebutkan. Akhir yang jelas, ringkas, dan kompeten menekankan rasa hormat kepada pembaca dan membantu menanggapi permintaan atau permintaan dengan cepat.
instruksi
Langkah 1
Nyatakan apa yang ingin Anda katakan dalam tiga poin. Tampaknya pemikiran disajikan dengan jelas, tetapi persepsi informasi tergantung pada keadaan pembaca. Oleh karena itu, baca kembali teks dan tuliskan tiga pemikiran utama secara terpisah. Ini bisa berupa fakta, tanggal, nama, dll. Emosi tidak diperlukan di sini, tulislah secara singkat, dalam beberapa kata, karena Anda hanya perlu meringkas, mengingat kembali poin-poin utamanya.
Langkah 2
Tuliskan tiga tindakan untuk penerima email. Reaksi orang bisa tidak terduga. Tampaknya bagi Anda adalah mungkin untuk bereaksi dengan tegas terhadap informasi yang disajikan, tetapi seseorang melakukannya tergantung pada kebiasaan dan niat individu. Jika Anda tidak menyatakan dengan jelas apa yang Anda harapkan dari pembaca, dia tidak akan mengerti atau mengatakan bahwa dia tidak mengerti.
Langkah 3
Susun daftar dari langkah-langkah sebelumnya dalam urutan kepentingan yang menurun. Akhir surat terkadang menyerupai kata terakhir di sidang pengadilan: kesan penerima surat, kesimpulan dan konsekuensi tergantung pada ini. Hapus item dari daftar yang dapat dihilangkan tanpa mengurangi makna pesan. Tempatkan daftar pendek yang tersisa di akhir surat agar pembaca tidak melewatkan apa pun.
Langkah 4
Tunjukkan kerangka waktu. Jika Anda sedang menunggu reaksi terhadap surat itu, jelaskan harapan Anda secara spesifik. Beberapa orang memiliki kecenderungan untuk menunda sampai yang terakhir, jadi menentukan waktu tertentu mungkin tidak berlebihan.
Langkah 5
Tinggalkan detail kontak Anda. Koresponden Anda harus dapat dengan cepat menemukan telepon Anda. Antisipasi situasi seperti itu dan, untuk berjaga-jaga, sertakan informasi yang diperlukan dalam surat, bahkan jika Anda yakin bahwa penerima memilikinya.
Langkah 6
Bersikap sopan, katakan sesuatu yang baik, terima kasih atas waktu Anda. Penerima akan bereaksi lebih rela dan menghubungi lebih cepat jika surat itu menyenangkannya atau menjauhkannya dari pengalaman yang tidak menyenangkan.
Langkah 7
Pastikan untuk menandatangani pesan dengan nama Anda: ini menciptakan perasaan komunikasi yang nyata. Penting bagi orang tersebut untuk fokus pada jawaban dan mengambilnya secara bertanggung jawab. Pimpin dengan memberi contoh dan orang-orang akan memperlakukan Anda dengan cara yang sama.
