Dalam kehidupan setiap orang, situasi muncul ketika perlu menulis surat kepada pejabat tinggi. Banyak orang tersesat dan tidak dapat menemukan kata-kata yang tepat, dengan cara bisnis dan logis untuk membangun pesan mereka sehingga surat itu tidak dibuang ke tempat sampah, tetapi pasti akan dibaca sampai akhir dan dijawab. Ada beberapa syarat yang harus diperhatikan dalam menulis surat.
instruksi
Langkah 1
Semangat bisnis.
Buang semua emosi, meski terkadang sulit. Dalam keadaan bersemangat dan gelisah, Anda tidak mungkin menulis teks yang ingin dibaca oleh penerima Anda. Kemungkinan besar, surat itu akan menjadi kacau. Bawa pikiran itu, coba susun semua yang ingin Anda katakan di kepala Anda, dan kemudian pesan Anda akan logis, seinformatif dan sespesifik mungkin. Kemungkinan dia tidak akan diabaikan meningkat seratus kali lipat.
Langkah 2
Registrasi.
Ada aturan tertentu untuk meresmikan surat resmi. Cobalah untuk memenuhinya setidaknya sebagian. Di sudut atas surat itu, letakkan teks pendek - kepada siapa surat itu ditujukan. Sebagai contoh:
Menteri Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan Federasi Rusia A. A. Fursenko.
Di bawah ini Anda dapat memberi nama penerima lain (untuk keandalan yang lebih besar). Sebagai contoh:
Salinan. Wakil Menteri Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan Federasi Rusia M. V. Dulinov.
Artinya, Anda akan tahu bahwa salinan surat Anda akan dikirim ke Wakil Menteri.
Diperbolehkan di sana, di bawah nama penerima, untuk menunjukkan dari siapa surat itu berasal. Dari sekelompok guru sekolah menengah 1, Moskow (lembaran dengan nama dan tanda tangan terlampir). Atau: Dari A. A. Ivanova, bertempat tinggal di: (alamat lengkap). Namun, Anda bisa meletakkan data pengirim di akhir surat.
Setelah "judul" seperti itu adalah teks utama. Mempertimbangkan bahwa mata siapa pun (dan menteri tidak terkecuali) memperbaiki yang atas dengan lebih mudah, mis. bagian awal teks, Anda harus mencoba untuk memastikan bahwa esensi pesan Anda dinyatakan di baris pertama.
Langkah 3
Persyaratan untuk teks utama. Ada lima di antaranya: kejelasan (intelligibility), singkatnya (brevity), kelengkapan (completeness), kebijaksanaan (courtesy), literasi. Cobalah untuk memenuhi semua persyaratan, itu tidak terlalu sulit, tetapi sikap terhadap surat Anda akan sangat positif. Melengkapi teks surat itu seharusnya hanya "Dengan hormat, sekelompok guru sekolah No. …", "Hormat kami, Ivanova Anna Antonovna." Kemudian tanggal dan tanda tangan.
