Saat ini, surat sudah menjadi barang langka dan ketinggalan zaman. Namun, ini tidak berlaku untuk korespondensi bisnis. Surat resmi adalah dokumen yang dengannya kontak dibuat dan semua tahap utama hubungan bisnis dicatat. Kemampuan untuk menulis pesan bisnis dengan benar mencerminkan kualifikasi lawan dan seluruh perusahaan.
Itu perlu
- - selembar kertas
- - pena atau komputer dengan printer
instruksi
Langkah 1
Gunakan kop surat resmi untuk surat bisnis Anda. Terlepas dari apakah dokumen itu ditulis dalam bentuk elektronik atau dengan tangan, itu harus memuat logo perusahaan pengirim. Selain itu, kop surat harus mencantumkan nomor telepon, nomor faks, situs web dan alamat email, serta alamat pos perusahaan. Jangan lupa untuk meninggalkan margin di tepinya, yang diperlukan untuk memberikan kemungkinan pengarsipan di folder arsip: 3 cm di sisi kiri dan 1,5 cm di kanan.
Langkah 2
Tetap berpegang pada gaya formal saat menulis surat Anda. Dokumen bisnis harus jelas. Pastikan untuk memasukkan subjek dalam email Anda. Jangan gunakan emotikon dalam korespondensi bisnis. Dalam hal kelanjutan korespondensi, perlu untuk meninggalkan surat dalam bentuk kutipan, yang jawabannya sedang ditulis. Tidak perlu mengutip seluruh teks secara keseluruhan, Anda dapat membatasi diri Anda hanya pada fragmen-fragmen di mana jawabannya disusun. Dalam hal ini, lawan akan lebih mudah memahami hubungan antara jawaban Anda dan suratnya.
Langkah 3
Mulailah surat bisnis dengan alamat yang sopan, misalnya: "Ivan Petrovich yang terhormat!" Banding harus dipusatkan pada halaman. Nama ditulis lengkap, penggunaan inisial dalam hal ini tidak dapat diterima. Ini diikuti oleh bagian pengantar, di mana tujuan surat itu harus diringkas. Bagian utama dokumen adalah bagian berikutnya, yang merinci cara mengatasi masalah utama. Kesimpulan adalah ringkasan, serta seruan kepada penerima dengan pernyataan harapan pengirim dari penerima atau dengan proposal khusus untuk menyelesaikan masalah yang dipertimbangkan dalam surat.
Langkah 4
Jadilah sebenar mungkin di bagian akhir. Jangan pernah membuat keputusan untuk lawan bicara Anda. Lebih baik ungkapkan harapan bahwa masalah akan diselesaikan dengan cara terbaik menurut Anda. Tidak etis untuk membuat lawan bicara terburu-buru menggunakan kata-kata seperti "segera" dan "mendesak". Gunakan bentuk yang lebih tepat: "Tolong berikan jawaban dalam waktu ini dan itu." Dalam surat bisnis, tanda tangan harus dalam bentuk formal. Misalnya: "Hormat kami, Ivan Sergeevich Vasiliev." Juga sertakan judul Anda, informasi kontak dan nama perusahaan di tanda tangan Anda.
