Dalam banyak kasus, Anda perlu menulis surat banding resmi kepada otoritas tertentu. Saat ini, banyak dari mereka dikirim secara elektronik, meskipun aturan pembuatannya tetap sama dengan versi fisik. Jadi, bagaimana Anda perlu menyusun dokumentasi seperti itu dengan benar?
instruksi
Langkah 1
Mulailah dengan menentukan posisi dan nama penerima. Misalnya: "Kepada chief engineer JSC Polad Ivanov SS". Kemudian tulis permohonan Anda di bagian atas surat. Biasanya diawali dengan kata "Sayang". Berikutnya adalah nama lengkap dan patronimik penerima. Anda juga dapat menulis "Tuan Ivanov yang terhormat" tanpa menyebutkan namanya. Alamat harus terletak tepat di tengah.
Langkah 2
Tulis kata pengantar untuk surat banding Anda. Nyatakan dengan jelas dan singkat alasan dan tujuan surat ini. Penerima dari paragraf ini harus memahami seluruh inti dari surat itu. Misalnya, mulailah seperti ini: "Saya menulis kepada Anda tentang kualitas bantalan yang tidak memuaskan yang telah Anda kirimkan kepada kami dari … ke …".
Langkah 3
Isi bagian utama surat. Biasanya, terdiri dari dua sampai empat paragraf, yang mengungkapkan keprihatinan tentang masalah yang diuraikan dalam pembukaan. Juga di bagian ini, nyatakan semua pemikiran Anda tentang masalah ini dan kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Tunjukkan tindakan spesifik apa yang harus diambil oleh penerima untuk menyelesaikan masalah ini dalam waktu dekat. Gunakan tenggat waktu, angka, dan kalimat yang jelas.
Langkah 4
Tulis sebuah kesimpulan. Pada bagian ini, merumuskan ringkasan seluruh surat banding. Contoh: "Saya yakin Anda akan menyelesaikan situasi yang tidak menyenangkan ini, dan dalam waktu dekat kerja sama kita akan sama seperti sebelumnya."
Langkah 5
Beri tanda tangan resmi, yang terdiri dari jabatan, serta nama lengkap Anda. Biasanya diawali dengan: "Hormat Anda", "Hormat Anda", "Dengan harapan kerjasama lebih lanjut", dll. Pilih sesuai situasi.
Langkah 6
Buatlah postscript atau postscript. Bagian kecil ini terletak tepat di bawah tanda tangan. Ini jarang digunakan dalam surat dengan format ini, tetapi kadang-kadang masih ada tempatnya. Postscript memberi tahu penerima tentang beberapa peristiwa penting dalam kehidupan organisasi penulis surat. Misalnya: “P. S. Saya ingin memberi tahu Anda bahwa persentase penolakan dalam batch bahan baku yang diterima 2 hari yang lalu telah meningkat menjadi 19%!"
