Lembaga kearsipan tidak hanya menyimpan dokumen, tetapi juga memberikan akses informasi kearsipan kepada warga. Salah satu cara untuk mewujudkan kemungkinan ini adalah akses ke dokumen arsip di ruang baca. Mari kita lihat lebih dekat siapa yang dapat mengunjungi ruang baca dan bagaimana mereka bekerja.
Ruang baca di arsip sejarah negara dibutuhkan agar pengunjung bisa bekerja dengan dokumen. Sebagai aturan, peneliti bekerja dengan dokumen untuk tujuan penulisan karya ilmiah, artikel, buku, serta mereka yang menyusun pohon silsilah.
Untuk sampai ke ruang baca, Anda harus datang ke arsip dengan kartu identitas (paspor, SIM), mengisi formulir aplikasi dan aplikasi yang menunjukkan topik pekerjaan. Sekarang, di banyak arsip, ini dapat dilakukan melalui email, mengirim dokumen yang dipindai, dan ketika mengunjungi ruang baca, Anda harus memberikannya dalam bentuk aslinya.
Mereka yang mencari kerabat, informasi yang diperlukan selama 75 tahun terakhir, harus memiliki dokumen yang membuktikan kekerabatan dengan mereka. Jadi, jika Anda memerlukan informasi tentang bergabung dengan Komsomol kakek Anda di pihak ayah, maka Anda harus membawa dokumen ayah Anda dan dokumen Anda (akta kelahiran, paspor yang dengannya Anda dapat melacak nama belakang, serta akta nikah untuk wanita). Selain itu, karyawan ruang baca harus membiasakan pengunjung dengan aturan kerja.
Setelah dokumen di ruang baca, pengunjung diberikan panduan dan alat bantu metodologis lainnya: daftar, daftar inventaris, indeks, katalog) Kemudian pengguna sudah terbiasa dengan inventaris dana.
Inventaris arsip adalah direktori arsip yang berisi daftar sistematis unit penyimpanan dana arsip, pengumpulan dan dimaksudkan untuk akuntansi dan pengungkapan konten mereka.
Pengunjung membuat permintaan di mana ia menunjukkan kasus yang dipilih. Batas jumlah kasus ditetapkan oleh arsip sesuai dengan aturan kerja. Peneliti tidak akan dapat menerima file secara langsung, tetapi setelah waktu yang ditentukan juga ditentukan oleh aturan arsip. Biasanya jangka waktunya adalah 1 sampai 3 hari. Faktanya adalah bahwa ribuan dokumen disimpan dalam arsip, dan tidak mungkin untuk mengambilnya dengan cepat. Kasing disimpan dalam arsip besar, yang bahkan dapat ditempatkan di gedung yang berbeda, jika arsip tersebut memiliki beberapa gedung. Karena itu, butuh waktu untuk menemukan kasus. Selain itu, karyawan, sebelum menerbitkannya, harus memeriksa setiap kasus lembar demi halaman dan mencatat keberadaan semua dokumen. Hanya setelah ini kasus akan bisa masuk ke ruang baca.
Anda juga harus siap dengan kenyataan bahwa dokumen tertentu mungkin ditutup untuk pengguna. Hal ini disebabkan kerahasiaan beberapa informasi (rahasia negara, informasi pribadi, dll). Dokumen yang dibatasi hanya dapat dilihat oleh staf arsip. Jika peneliti membutuhkan informasi tertentu dari dokumen tersebut, ia dapat memesan sertifikat (sosio-legal atau penyelidikan tematik), yang akan dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan.
Selain itu, terkadang pembatasan dapat dikaitkan dengan kondisi fisik dokumen yang buruk.
Setelah dikeluarkan ke ruang baca, peneliti memiliki hak untuk bekerja dengan dokumen, membuat ekstrak dari mereka. Menyalin (memotret, memindai, memfotokopi), sebagai suatu peraturan, adalah layanan berbayar.
Setelah peneliti melakukan pekerjaan yang diperlukan, file diserahkan kepada karyawan ruang baca, yang mentransfernya ke penyimpanan arsip. Arsiparis memeriksa keberadaan dan kondisi dokumen satu halaman pada satu waktu, dan kemudian meletakkannya di tempatnya.
Aturan tertentu telah dikembangkan tentang apa yang bisa dan bisa dilakukan di ruang baca. Jadi, misalnya, dilarang keras membawa makanan ke ruang baca, datang dengan pakaian luar, dengan tas dan bungkusan besar. Lebih baik bekerja dengan dokumen dengan sarung tangan - dengan cara ini Anda dapat memperpanjang keamanannya dan melindungi diri Anda dari debu. Faktanya adalah bahwa setelah membalik dengan jari-jari Anda, jejak lemak keringat di atas kertas tetap ada di seprai, yang juga menghancurkannya. Anda tidak dapat, tentu saja, merobek seprai, merobeknya dari kasing, menulis di atasnya. Lagi pula, setiap dokumen arsip berisi sejarah. Dia unik dalam dirinya sendiri. Semakin lama kita dapat menyimpan dokumen, semakin lama mereka dapat melayani kita untuk keuntungan kita.
