Pesan telepon adalah pesan singkat namun penting yang dikirim melalui telepon. Jadi, paling sering mereka menginformasikan tentang penyelenggaraan rapat, sesi, rapat. Pesan telepon mungkin juga berisi perintah mendesak dari kepala. Pesan telepon masuk, yang Anda terima, dan keluar, yang Anda kirim. Kedua tipe ini memiliki desain yang mirip.
instruksi
Langkah 1
Di sudut kiri atas selembar kertas, letakkan nama lengkap organisasi Anda dan, jika perlu, nama unit struktural, misalnya, "Administrasi kota N." dan Dinas Pendidikan.
Langkah 2
Di sudut kanan atas, tulis penerima pesan telepon. Tunjukkan posisi, nama keluarga, dan inisial orang tersebut: "Direktur Sekolah No. 37 Ivanov II". Jika ada beberapa penerima, tidak perlu menunjukkan nama keluarga: "Direktur sekolah di kota N.". Lampirkan daftar lengkap lembaga yang dikirim ke pesan telepon.
Langkah 3
Dua baris di bawahnya, letakkan kata "Telephonogram" dan nomor serinya. Untuk pesan telepon keluar, harap tunjukkan tanggal kompilasinya di bawah ini.
Langkah 4
Kemudian mengikuti teks pesan telepon yang sebenarnya: “Pada tanggal 22 Februari pukul 17.00, sebuah pertemuan akan diadakan di departemen pendidikan untuk meningkatkan kegiatan sekolah-sekolah kota. Kehadiran kepala sekolah sangat wajib.” Saat menyiapkan teks pesan telepon, hindari kata dan frasa yang sulit dipahami oleh telinga dan sulit diucapkan. Ingatlah bahwa pesannya harus informatif dan singkat - tidak lebih dari 50 kata.
Langkah 5
Saat mengirimkan pesan telepon, ucapkan kata-kata dengan jelas, terutama alamat, nama keluarga, nama dan patronimik orang, nama jalan, tanggal dan waktu acara. Pada akhirnya, pastikan untuk membaca teks lagi dan pastikan lawan bicara Anda menuliskan semuanya dengan benar. Dengarkan baik-baik saat menerima pesan melalui telepon. Jika Anda memiliki pertanyaan, segera klarifikasi.
Langkah 6
Di bawah teks utama adalah posisi, nama keluarga dan inisial kepala yang menandatangani pesan telepon: "Kepala Departemen Pendidikan Petrov P. P." Dokumen keluar juga harus berisi tanda tangan pribadinya.
Langkah 7
Di bagian bawah halaman, masukkan informasi tentang karyawan yang bekerja dengan pesan telepon. Biasanya, posisi, nama keluarga dan inisial orang yang mengirim pesan, nomor telepon kantornya, serta tanggal dan waktu pengiriman diletakkan di sebelah kiri. Di sebelah kanan adalah informasi tentang orang yang menerima dokumen: posisi, nama keluarga dan inisial, nomor telepon, tanggal dan waktu penerimaan.
Langkah 8
Pesan telepon keluar dibuat dalam satu salinan dan disimpan dalam folder khusus. Lebih baik memiliki pesan masuk dalam dua salinan: Anda memberikan yang pertama kepada manajer untuk pekerjaan lebih lanjut, yang kedua Anda masukkan ke dalam folder untuk diamankan.
